A154 Revisar el Canon I.5 Respecto a los Archivos de la Iglesia Episcopal

Se resuelve, Que la 80ª Convención General de la Iglesia Episcopal modifique el Canon I.5 de la siguiente manera, entrando la enmienda en vigor inmediatamente después de su aprobación:

<Texto enmendado tal y como aparecería si se adoptara y concurriera. Vea la versión que muestra todo el texto eliminado y añadido debajo de la línea de asteriscos (******).>

Canon 5: De los Archivos de la Iglesia Episcopal

Sec. 1. Habrá un Archivo de la Iglesia Episcopal, cuyo propósito será preservar físicamente, organizar y facilitar el acceso a los expedientes de la Convención General, del Consejo Ejecutivo y de la Sociedad Misionera Nacional y Extranjera, y otros expedientes importantes y recuerdos de la vida y el trabajo de la Iglesia y ejecutar un programa de gestión de expedientes que fomente la dimensión histórica de la misión de la Iglesia.

Sec. 2. Para fines de este Canon, los expedientes se definen como toda prueba definitiva que haya sido creada, recibida o guardada por esta Iglesia, sus directivos, representantes o empleados en el cumplimiento de sus funciones administrativas y comerciales y la misión programática de la Iglesia, sin importar el método, medio, formato o características del proceso de registro. Los expedientes incluyen todos los materiales originales usados para captar la información, sin importar el lugar o circunstancias de la creación, o la formalidad o informalidad de las características del expediente. Los expedientes y los archivos de la Iglesia no están limitados por el instrumento en el cual se conservan e incluyen formatos como documentos en papel, documentos electrónicos, documentos impresos y publicaciones, imágenes fotorreproducidas, cintas legibles por máquina, películas y discos.

Sec. 3. Los Archivos de la Iglesia Episcopal serán administrados por el Archivista.

Sec. 4. Después de consultar con el Comité Asesor de los Archivos, el Obispo Presidente y el Presidente de la Cámara de Diputados en sus respectivas funciones de Presidente y Vicepresidente del Consejo Ejecutivo, deberán nominar de manera conjunta, y el Consejo Ejecutivo deberá nombrar al Archivista, quien prestará sus servicios a discreción del Presidente del Consejo Ejecutivo y le rendirá cuentas. Si ocurriese una vacante en dicho cargo, se nombrará un reemplazo de igual manera.

Sec. 5.

a. Habrá un Comité Asesor de los Archivos, que estará compuesto del Archivista, el Secretario, el Director Jurídico, el Historiógrafo, y entre ocho y doce personas nombradas, dos o tres de las cuales deberán ser Obispos, dos o tres serán Clérigos y cuatro, cinco o seis serán Laicos. Todos los miembros nombrados para el Comité Asesor ocuparán sus cargos a partir de la clausura de la Convención General en que se confirmen sus nombramientos y terminarán con la clausura de la segunda Convención regular que le siga.

b. Los Obispos serán nombrados por el Obispo Presidente, y otros Clérigos y todos los Miembros Laicos serán nombrados por el Presidente de la Cámara de Diputados; después de los nombramientos iniciales, todos estarán sujetos a la confirmación de la Convención General. Se pondrá especial atención en asegurar que la composición incluya a personas conocedoras de historia o administración de archivos, o que sean personas con conocimientos en disciplinas relacionadas a las resoluciones de lo que incumbe a Archivos. Los puestos de los miembros del Comité que resulten vacantes antes del vencimiento normal del mandato de algún miembro se llenarán por nombramiento del Obispo Presidente o del Presidente de la Cámara de Diputados, según corresponda. Dichos nombramientos serán por el tiempo restante de la porción no cumplida del mandato correspondiente al miembro que produce la vacante, y si hubiese una reunión ordinaria de la Convención General, las designaciones por períodos que se extiendan más allá de dichas reuniones estarán sujetas a confirmación de la Convención General. Dadas las habilidades y conocimientos especiales requeridos por este Comité, un miembro será elegible para ser designado por dos plazos sucesivos, después de los cuales el miembro no podrá ser designado nuevamente antes de la siguiente reunión de la Convención General que siga a la clausura de la reunión en la cual se cumple el segundo plazo sucesivo del dicho miembro. Los miembros designados a llenar vacantes en mandatos no cumplidos no serán por esa razón descalificados para ser postulados para dos plazos completos inmediatamente después.

c. El Comité Asesor de los Archivos asesorará al Archivista, a los Archivos y al Consejo Ejecutivo sobre la identificación, la recopilación, la conservación, el manejo, el uso y la accesibilidad de los documentos, así como sobre el establecimiento de las mejores prácticas al respecto.

d. El Comité Asesor de los Archivos se reunirá al menos una vez al año, o cuando lo soliciten el Archivista o el Presidente y el Vicepresidente del Consejo Ejecutivo.

Sec. 6. Los gastos de los Archivos de La Iglesia Episcopal se dividirán entre la Convención General y el Consejo Ejecutivo.

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<Texto modificado que se propone para la resolución, donde se muestran los cambios exactos que se están haciendo:>

Canon 5: De los Archivos de la Iglesia Episcopal

Sec. 1. Habrá un Archivo de la Iglesia Episcopal, cuyo propósito será preservar físicamente, organizar y facilitar el acceso a los expedientes de la Convención General, del Consejo Ejecutivo y de la Sociedad Misionera Nacional y Extranjera, y otros expedientes importantes y recuerdos de la vida y el trabajo de la Iglesia y ejecutar un programa de gestión de expedientes que fomente la dimensión histórica de la misión de la Iglesia.

Sec. 2. Para fines de este Canon, los expedientes se definen como toda prueba definitiva que haya sido creada, recibida o guardada por esta Iglesia, sus directivos, representantes o empleados en el cumplimiento de sus funciones administrativas y comerciales y la misión programática de la Iglesia, sin importar el método, medio, formato o características del proceso de registro. Los expedientes incluyen todos los materiales originales usados para captar la información, sin importar el lugar o circunstancias de la creación, o la formalidad o informalidad de las características del expediente. Los expedientes y los archivos de la Iglesia no están limitados por el instrumento en el cual se conservan e incluyen formatos como documentos en papel, documentos electrónicos, documentos impresos y publicaciones, imágenes fotorreproducidas, cintas legibles por máquina, películas y discos.

Sec. 3. Los Archivos de la Iglesia Episcopal serán administrados por el Archivista.

Sec. 4. Al obtener una nominación delDespués de consultar con el Comité Asesor de los Archivos, el Obispo Presidente y el Presidente de la Cámara de Diputados en sus respectivas funciones de Presidente y Vicepresidente del Consejo Ejecutivo, deberán nominar de manera conjunta, y el Consejo Ejecutivo deberá nombrar al Archivista, quien prestará sus servicios a discreción del Presidente del Consejo Ejecutivo y le rendirá cuentas. Si ocurriese una vacante en dicho cargo, se nombrará un reemplazo de igual manera.

Sec. 3 5.

a. Habrá una Junta de los Archivos un comité Asesor de los Archivos Junta Asesora de los Archivos que estará compuesto del Archivista (ex officio, con voto), el Secretario, el Director Jurídico y entre ocho (8) y doce (12) personas nombradas, dos (2) o tres (3)de las cuales serán Obispos, dos (2) o tres (3)serán Clérigos y cuatro (4), cinco (5) o seis (6) serán Laicos. Todos los miembros nombrados para la Junta el Comité Asesor ocuparán sus cargos a partir del cierre de la clausura de la Convención General en que se confirmen sus nombramientos y terminarán con la clausura de la segunda Convención regular que le siga.

b. Los miembros servirán en plazos rotativos con el propósito de facilitar continuidad en la Junta. En el primer turno que siga a la adopción de estas normativas, los mandatos de uno de los Obispos y la mitad de los Clérigos y Laicos Designados vencerán después de la siguiente reunión ordinaria de la Convención General, según lo determine un sorteo.

c b. Los Obispos serán nombrados por el Obispo Presidente, y otros Clérigos y todos los Miembros Laicos serán nombrados por el Presidente de la Cámara de Diputados; después de los nombramientos iniciales,, todos estarán sujetos a la confirmación de la Convención General. Se pondrá especial atención en asegurar que la composición incluya a personas conocedoras de historia o administración de archivos, o que sean personas con conocimientos en disciplinas relacionadas a las resoluciones de lo que incumbe a Archivos. Los puestos de los miembros de la Junta del Comité que resulten vacantes antes del vencimiento normal del mandato de algún miembro se llenarán por nombramiento del Obispo Presidente o del Presidente de la Cámara de Diputados, según corresponda. Dichos nombramientos serán por el tiempo restante de la porción no cumplida del mandato correspondiente al miembro que produce la vacante, y si hubiese una reunión ordinaria de la Convención General, las designaciones por períodos que se extiendan más allá de dichas reuniones estarán sujetas a confirmación de la Convención General. Dadas las habilidades y conocimientos especiales requeridos por esta Junta este Comité, un miembro será elegible para ser designado por dos plazos sucesivos, después de los cuales el miembro no podrá ser designado nuevamente antes de la siguiente reunión de la Convención General que siga a la clausura de la reunión en la cual se cumple el segundo plazo sucesivo del dicho miembro. Los miembros designados a llenar vacantes en mandatos no cumplidos no serán por esa razón descalificados para ser postulados para dos plazos completos inmediatamente después.

d. Será deber de la Junta de Archivos disponer normas para los Archivos, elegir al Archivista de la Iglesia Episcopal y establecer los términos y condiciones con respecto al trabajo del Archivista.

c. La Junta El Comité Asesor de los Archivos asesorará al Archivista, a los Archivos y al Consejo Ejecutivo sobre la identificación, la recopilación, la conservación, el manejo, el uso y la accesibilidad de los documentos, así como sobre el establecimiento de las mejores prácticas al respecto.

e d. El La Junta de Archivos Comité Asesor de los JuntaArchivos se reunirá al menos una vez al año, o con mayor frecuencia o cuando lo soliciten el Archivista o el Presidente y el Vicepresidente del Consejo Ejecutivo.

f. La Junta de Archivos elegirá a sus propios directivos y tendrá la facultad de crear los comités necesarios para el desempeño de su trabajo.

g. La Junta de Archivos adoptará procedimientos coherentes con la Constitución y Cánones de la Iglesia Episcopal para su organización y funcionamiento.

h. La Junta de los Archivos responderá ante la Convención General y el Consejo Ejecutivo, a través de la oficina del Director Ejecutivo de la Convención General, y ante la Iglesia.

Sec. 4. Habrá un Archivista de la Iglesia Episcopal, cuyo deber será administrar los Archivos, expedientes y fuentes de información relacionadas con la Iglesia, bajo la dirección de la Junta.

Sec. 5. Sec. 6. Los gastos de los Archivos de La Iglesia Episcopal se dividirán entre la Convención General y el Consejo Ejecutivo.